Діловодство

Планування роботи

Документування діяльності колегіальних органів (засідань, зборів, конференцій, колегій тощо) полягає в складанні плану робіт, порядку денного, списку запрошених, розсилці повідомлень, реєстрації учасників, складанні протоколу і документальному оформленні прийнятих рішень.

Свою діяльність колегіальні органи здійснюють у відповідності з планом роботи. План роботи — документ, який охоплює всі питання, запропоновані керівниками структурних підрозділів, внесені членами колегіального органу управління для вирішення протягом визначеного терміну; затверджені на засіданні колегіального органу строки виконання та посадові особи, відповідальні за виконання.

Проект плану узгоджується з керівником колегіального органу. Під час розгляду проекту плану деякі питання відхиляються, а на інші переносяться терміни розгляду (пізніше чи раніше).

Керівник колегіального органу може змінити формулювання питання й вносити зміни до плану. Проект плану після узгодження розмножують і роздають для ознайомлення всім зацікавленим організаціям, структурним підрозділам, посадовим особам.

На засіданні колегіального органу представлений проект обговорюється й приймається за основу. Питання про внесення змін та доповнень, що виникли при обговоренні плану роботи, остаточно вирішується членами колегії. Після затвердження колегіальним органом план роботи стає обов’язковим для всіх закладів, організацій і осіб, зацікавлених у вирішенні питань, які в нього включені.

Для координації діяльності колегіальних органів складаються квартальні та тижневі плани основних заходів. Квартальні плани роботи включають перелік питань для розгляду на апаратних нарадах у міського голови та заступників голови, а також питань, що розглядаються в порядку контролю у першого заступника та заступників міського голови.

Проект прану роботи складається за такою формою:

Письмові пропозиції до планів роботи на квартал подаються першим заступником та заступниками міського голови з урахуванням пропозицій керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб, головами районних у містах виконкомів за 15 днів до закінчення кварталу до організаційного відділу. Пропозиції до плану календаря основних заходів виконкому на тиждень подаються у письмовому вигляді щочетверга до 12 години організаційному відділу для узагальнення.

Контроль за поточними планами здійснюють перший заступник міського голови згідно з розподілом обов’язків.

Головні управління, управління, відділи, інші служби міськвиконкому організують свою роботу відповідно до плану, що затверджується їх керівником.

Затверджений на місяць або квартал план роботи колегіального органу управління є основою для складання порядку денного.

Організація контролю за виконанням документів. Метою здійснення контролю за виконанням документів є сприяння своєчасному та високоякісному їх виконанню. Відповідальність за організацію контролю несуть посадові особи, які займаються організацією ведення діловодства, начальники управлінь, відділів. Контролю підлягають усі документи (вхідні, вихідні, внутрішні), в яких визначено строки виконання.Якщо документ виконується кількома управліннями (відділами), відповідальним за організацію виконання є виконавець, який у резолюції зазначений першим. Він організовує виконання доручення і подає на розгляд керівництву повністю виконаний документ з візами всіх виконавців.

Строки виконання документів. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути встановлені актами законодавства або зазначені у самому документі. Документи без зазначення строку виконання повинні виконуватись не пізніше, ніж за 30 календарних днів від дати реєстрації, а документи з позначкою «терміново» — протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, або посадовою особою, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, що подається не пізніше, ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку — до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

• постановку документів на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
• перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
• попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
• облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;
• інформування керівника про хід виконання та підсумки виконання документів;
• повідомлення про хід та підсумки виконання документів на оперативних нарадах;
• зняття документів з контролю;
• формування картотеки виконаних документів.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, порушені в ньому, розв’язано, а кореспонденту дано відповідь по суті.

Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль, при цьому на документі і реєстраційно-контрольній картці (РКК) робиться помітка про зняття з контролю.

Складання номенклатури справ та їх формування. Номенклатура справ — систематизований перелік назв справ, що створюються в структурних підрозділах, — є обов’язковим документом управлінь (відділів) апарату управління, за яким здійснюється облік і формування справ у діловодстві. Номенклатура справ складається на кожний діловодний рік для встановлення єдиної системи формування справ за їх змістом та різновидом, для здійснення відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства. Вона має наступний вигляд:

До номенклатури справ включають всі справи і документи, що відображають документовані ділянки роботи та окремі питання діяльності відповідного структурного підрозділу. За своєчасне та якісне складання номенклатури справ та їх перегляд відповідає керівник структурного підрозділу.

До номенклатури справ не включають друковані видання, збірники постанов Кабінету Міністрів України, «Відомостей Верховної Ради України», брошури, довідники, бюлетені, реферативні видання, експрес-інформацію та інші подібні матеріали.

Найменування справ у номенклатурі повинно в стислій формі відображати склад і зміст документів, що групуються у справах. Основною частиною найменування справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться, а також вид документа (наказ, розпорядження, довідка, лист тощо).

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати свій індекс, який складається з індексу управління (відділу) і порядкового номера справи в межах відділу. Наприклад, 02-1-03, де 02 — індекс управління; 1 — індекс відділу; 03 — порядковий номер справи.

Якщо матеріали складаються з кількох томів, то номер тому додається до індексу.

Терміни зберігання справ визначаються згідно з Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств.

Після закінчення діловодного року номенклатура справ обов’язково закривається. Закриття номенклатури оформляється підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорія фактично заведених справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом начальник управління (відділу).

Формування справ — це групування виконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ. Під час формування справ потрібно додержуватись таких правил:

• групувати у справи слід тільки оригінали, у разі їх відсутності — засвідчені у встановленому порядку копії; не допускати до включення у справи чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню;
• групувати в справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ);
• особові справи формуються протягом усього часу роботи особи в установі;
• документи постійного строку зберігання та тимчасового слід групувати окремо;
• до справи слід включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, — спочатку ініціативний документ, а потім усі інші в логічній послідовності;
• обсяг справи не повинен перевищувати 250 сторінок (30–40 мм завтовшки);
• документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку або в їх поєднанні.

Оперативне зберігання документів. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. З метою забезпечення схоронності справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів. Справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цього приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Вилучення документів із справ постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника організації, голови відповідного управління (структурного підрозділу), з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

Підготовка справ до зберігання та використання. Закінчені діловодством справи постійного та тривалого зберігання повинні здаватися до архіву. Підготовка документів до передачі в архів передбачає:

• експертизу цінності документа;
• оформлення справ;
• складання описів справ;
• передачу справ до архіву і забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого строків зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Справи постійного і тривалого зберігання підлягають такому оформленню:

• підшивання в обкладинку з твердого картону;
• нумерацію сторінок у справі;
• складання підсумкового напису;
• складання у разі потреби внутрішнього опису документів;
• оформлення обкладинки справи.

Написи на обкладинках справ постійного та тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.