Порядок совершения нотариальных действий должностными лицами местного самоуправления

Порядок совершения нотариальных действий должностными лицами местного самоуправления урегулирован Законом Украины «О нотариате» и Порядком совершения нотариальных действий должностными лицами органов местного самоуправления, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 14.11.2011 г. № 1298/20036
Приведем основные положения указанных нормативно-правовых актов.

Перечень нотариальных действий, совершаемых должностными лицами органов местного самоуправления, определен статьей 37 Закона Украины "О нотариате".
Так, в частности, согласно этой статьи в населенных пунктах, где нет нотариусов, уполномоченные на это должностные лица органа местного самоуправления совершают следующие нотариальные действия:
1) принимают меры к охране наследственного имущества;
2) удостоверяют завещания (кроме секретных);
3) выдают дубликаты удостоверенных ими документов;
4) свидетельствуют верность копий (фотокопий) документов и выписок из них;
5) свидетельствуют подлинность подписи на документах.
Нотариальные действия совершают должностные лица, на которых по решению соответствующего органа местного самоуправления возложено совершение этих действий (как показывает практика, обычно это секретари соответствующих советов).
Должностные лица органов местного самоуправления при совершении нотариальных действий обязаны хранить нотариальную тайну.
Справки о совершенных нотариальных действиях и копии документов, хранящихся в делах органа местного самоуправления, выдаются в порядке, предусмотренном статьей 8 Закона Украины "О нотариате".
А именно: Справки о совершенных нотариальных действиях и копии документов, хранящихся у нотариуса, выдаются нотариусом исключительно физическим и юридическим лицам, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия. В случае смерти лица или признания его умершим такие справки выдаются наследникам умершего. В случае признания лица безвестно отсутствующим опекун, назначенный для охраны имущества безвестно отсутствующего, имеет право получать справки о совершенных нотариальных действиях, если это необходимо для сохранения имущества, над которым установлена ??опека.
Справки о совершенных нотариальных действиях и другие документы предоставляются нотариусом в течение десяти рабочих дней по обоснованному письменному требованию суда, прокуратуры, органов дознания и досудебного следствия в связи с гражданскими, хозяйственными, административными или уголовными делами, делами об административных правонарушениях, находящихся в производстве этих органов, с обязательным указанием номера дела и приложением гербовой печати соответствующего органа.
Выдержка из Наследственный реестр о наличии составленного завещания выдается только завещателю, а после смерти завещателя - любому лицу, предъявившему свидетельство о смерти или другой документ, подтверждающий факт смерти завещателя (одного из завещателей).
Должностные лица органов местного самоуправления обязаны содействовать гражданам, предприятиям, учреждениям и организациям в осуществлении их прав и защите законных интересов, разъяснять права и обязанности, предупреждать о последствиях совершаемых нотариальных действий, чтобы юридическая неосведомленность не могла быть использована им во вред.
Язык нотариального делопроизводства определяется статьей 20 Закона "О языках в Украинской ССР" (согласно которой нотариальное делопроизводство в государственных нотариальных конторах и исполнительных комитетах городских, поселковых и сельских Советов народных депутатов ведется на том языке, которым в данной местности осуществляется судопроизводство, статьей 18 этого же Закона определено, что судопроизводство ведется на украинском языке). Если лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, не владеет языком, на котором ведется делопроизводство, тексты оформляемых документов должны быть переведены ему переводчиком, о чем указывается в удостоверительной надписи.
Лицо, не владеет языком, которым изготовлен документ, подписывается том языке, который он знает.

Общие правила совершения нотариальных действий

Нотариальные действия совершаются в помещении органа местного самоуправления. В отдельных случаях, когда гражданин не может явиться в указанное помещение, нотариальные действия могут быть совершены вне указанного помещения.
Если нотариальное действие совершается вне помещения органа местного самоуправления, то в удостоверительной надписи на документе и в реестре для регистрации нотариальных действий записывается место совершения нотариального действия с указанием адреса, а также причины, по которой нотариальное действие совершается вне помещения органа местного самоуправления (например: " В связи с болезнью завещателя завещание удостоверено по адресу: село Октябрьское Переяслав-Хмельницкого района Киевской области, ул. Школьная, 3, кв. 8 ").
Нотариальные действия совершаются после их оплаты в день подачи всех необходимых документов.

При совершении нотариального действия должностные лица органов местного самоуправления устанавливают лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, в порядке, определенном статьей 43 Закона Украины "О нотариате" (согласно которой установление личности осуществляется по паспорту или по другим документам, которые делают невозможным возникновение- каких-либо сомнений относительно личности гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия (паспорт гражданина Украины, паспорт гражданина Украины для выезда за границу, дипломатический или служебный паспорт, удостоверение личности моряка, вид на жительство лица, проживающего в Украине, национальный паспорт иностранца или документ, заменяющего его удостоверения инвалида или участника Великой Отечественной войны, удостоверение, выданное по месту работы физического лица). Удостоверение водителя, личности моряка, инвалида или участника Великой Отечественной войны, удостоверение, выданное по месту работы физического лица, не могут быть использованы гражданином Украины для установления его личности при заключении сделке) ..

При удостоверении завещаний и удостоверении подлинности подписи на документах проверяется подлинность подписей лиц, обратившихся за совершением нотариального действия.
При удостоверении завещания и удостоверение подлинности подписи на документах определяется объем гражданской дееспособности физического лица, обратившегося за совершением нотариального действия, в порядке, установленном статьей 44 Закона Украины "О нотариате" (согласно которой определение объема гражданской дееспособности физического лица осуществляется по паспорту или другими документами, предусмотренными статьей 43 настоящего Закона (а именно, паспорт гражданина Украины, паспорт гражданина Украины для выезда за границу, дипломатический или служебный паспорт, вид на жительство лица, проживающего в Украине, национальный паспорт иностранца или документ, его заменяющий), которые делают невозможным возникновение каких-либо сомнений относительно объема гражданской дееспособности физического лица, обратившегося за совершением нотариального действия. При необходимости нотариусу предоставляется справка о том, что лицо не страдает психическим расстройством, которое может повлиять на его способность осознавать свои действия и (или ) руководить ими.
При наличии сомнений относительно объема гражданской дееспособности физического лица, обратившегося за совершением нотариального действия, нотариус обязан обратиться в орган опеки и попечительства по месту жительства соответствующего физического лица для установления факта отсутствия опеки или попечительства над таким физическим лицом.
В случае, если за физическое лицо, вследствие физического недостатка, болезни не может собственноручно подписать завещание или заявление, подписывается другое физическое лицо, должностное лицо органа местного самоуправления устанавливает личность гражданина, участвующего в нотариальном действии, и личность гражданина, который подписался за него. Копия документа, по которому устанавливается лицо, приобщается к экземпляру документа, который остается в делах органа местного самоуправления).


Порядок заключения нотариально удостоверяемых документов определен статьей 45 Закона Украины "О нотариате". (Согласно которой при удостоверении сделок и совершении других нотариальных действий в случаях, предусмотренных законодательством, нотариусом проверяется подлинность подписей участников сделок и других лиц, обратившихся за совершением нотариального действия. Нотариально удостоверяемые сделки, а также заявления и иные документы подписываются в присутствии нотариуса. Если заявление или иной документ подписаны в отсутствие нотариуса, лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, должно лично подтвердить, что документ подписан им.
Глухая, немая или глухонемая физическое лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, сама читает завещание или заявление и подписывает его (ее). Если такое лицо в связи с болезнью или физическим недостатком не может подписать документ, то при совершении нотариального действия обязательно должно присутствовать лицо (сурдопереводчик), которое может объясниться с глухим, немым или глухонемым лицом и подтвердить своей подписью, что содержание завещания, заявления соответствует воле участника нотариального действия. Подпись (сурдопереводчика) проставляется после текста завещания, заявления. От указанного лица требуется документ, подтверждающий его квалификацию).

Согласно статье 46 Закона Украины "О нотариате" должностные лица органов местного самоуправления, совершающих нотариальные действия, вправе истребовать от физических и юридических лиц сведения и документы, необходимые для совершения нотариального действия.

Согласно статье 9 Закона Украины "О нотариате" должностное лицо органа местного самоуправления, которое совершает нотариальные действия, не вправе совершать нотариальные действия на свое имя и от своего имени, на имя и от имени своего мужа или своей жены, их и своих родственников (родителей, детей, внуков, деда, бабы, братьев, сестер), а также на имя и от имени работников данного органа местного самоуправления. Должностные лица органов местного самоуправления не имеют права совершать нотариальные действия также на имя и от имени данного органа местного самоуправления. В указанных случаях нотариальные действия совершаются нотариусом или в любом другом органе местного самоуправления.

Требования к документам, представляемым для совершения нотариального действия, определенные статьей 47 Закона Украины "О нотариате":
А именно: документы, изложенные на двух и более листах, представляемым для совершения нотариального действия, должны быть прошиты способом, что делает невозможным их разъединение без нарушения целостности, а листы пронумерованы и скреплены печатью юридического лица, выдавшего документ.
В случае если документы, заверяются (удостоверяются), изложенные на двух и более листах, они должны быть прошиты, листы их пронумерованы, о чем должна быть сделана соответствующая запись, заверенная подписью должностного лица органа местного самоуправления, скреплен гербовой печатью соответствующего органа местного самоуправления на обратной стороне последнего листа. Например: "прошиты, пронумерованы и скреплены печатью пять листов" (должность, подпись и гербовая печать соответствующего органа местного самоуправления).
Тексты нотариально удостоверяемых завещаний, заявлений, дубликатов нотариальных документов, удостоверенных копий (фотокопий) документов и выписок из них должны быть написаны ясно и четко, даты, касающиеся содержания завещания, заявлений, должны быть обозначены хотя бы один раз словами. Фамилии, имена и отчества физических лиц, их места жительства и регистрационные номера учетных карточек налогоплательщиков по данным Государственного реестра физических лиц - налогоплательщиков должны быть написаны полностью, а в случаях, предусмотренных законами, - с указанием даты их рождения. Если лицо по своим религиозным убеждениям в установленном законом порядке отказалась от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика, должностное лицо органа местного самоуправления проверяет этот факт за ее паспортом. Копия страницы паспорта с отметкой о наличии у такого лица права осуществлять любые платежи без регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика остается в делах органа местного самоуправления.
Для совершения нотариальных действий не принимаются документы, которые не отвечают требованиям законодательства или содержат сведения, порочащие честь, достоинство и деловую репутацию физического лица или деловую репутацию юридического лица, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова или иные неоговоренные исправления, документы, тексты которых невозможно прочитать вследствие повреждения, а также документы, написанные карандашом.

Удостоверение завещаний, свидетельствование верности копий (фотокопий) документов и выписок из них, свидетельствование подлинности подписи на документах, выдача дубликата удостоверенного документа осуществляются путем совершения удостоверяющих надписей на соответствующих документах, которые подписываются должностным лицом органа местного самоуправления и скрепляются гербовой печатью соответствующего органа местного самоуправления
Удостоверительная надпись должна быть написана ясно, четко, без подчисток. Дописки или исправления, сделанные в тексте удостоверительной надписи, оговариваются должностным лицом органа местного самоуправления, совершившего нотариальное действие, после удостоверительной надписи и скрепляются его подписью и печатью органа местного самоуправления с указанием даты. Для применения удостоверяющих надписей могут использоваться штампы с текстом соответствующей надписи. Для оформления нотариальных документов также могут применяться мастичные штампы со словами "копия", "копия с копии", "дубликат, имеющий силу оригинала", "согласно с оригиналом" и другие.
Удостоверительная надпись на завещании помещается после подписи гражданина на той же странице или на обороте документа. Если удостоверяющая надпись не умещается на нотариально оформляемых документов, он должен быть продлен на прикрепленном к документу листе бумаги. В этом случае листы, на которых изложен текст документа, и лист с продолжением удостоверительной надписи скрепляются способом, что делает невозможным их разъединение без нарушения целостности. Листы должны быть пронумерованы, количество их заверенная подписью должностного лица органа местного самоуправления, скрепленной печатью этого органа.

Все нотариальные действия, совершаемые должностным лицом органа местного самоуправления, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий органа местного самоуправления в порядке, предусмотренном статьей 52 Закона Украины "О нотариате" и Правилами ведения нотариального делопроизводства, утвержденными приказом Министерства юстиции Украины от 22.12.2010 N 3253/5, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 23.12.2010 за N 1318/18613 (далее - Правила).
Записи в реестре для регистрации нотариальных действий должны быть полными и сокращению не подлежат, кроме общепринятых сокращений. Например, город - г., район - р-н, поселок городского типа - пгт улица - ул. Дом - дом., Квартира - кв. Дописки и исправления, сделанные в реестре для регистрации нотариальных действий, должны быть защищены должностным лицом органа местного самоуправления и скрепленные его подписью и печатью органа местного самоуправления.

Экземпляры всех нотариально удостоверенным завещаниям, которые остаются в делах органа местного самоуправления, формируются в наряд.
Документы, на основании которых принимаются меры по охране наследственного имущества, присоединяются к актам описи наследственного имущества, остаются в делах органа местного самоуправления, и формируются в наряд (дело).

Оригиналы документов (свидетельства о рождении, браке, смерти и т.п.) возвращаются лицам, которые подали, а в органе местного самоуправления остаются их копии. Копии подаются заинтересованными лицами или по их просьбе изготавливаются должностным лицом органа местного самоуправления, о чем делается надпись "Согласно оригиналом", указываются дата, должность лица, проставляется подпись.
Документы, на основании которых устанавливается личность гражданина, его представителя, возвращаются лицам, которые подали. В реестре для регистрации нотариальных действий записываются наименование документа, серия, номер, дата его выдачи и наименование учреждения, которое его выдало. Копия этого документа приобщается к делам органа местного самоуправления.
Формирование дел (нарядов) осуществляется в соответствии с Правилами.
В случае потери или повреждения завещания, удостоверенного должностным лицом органа местного самоуправления, по письменному заявлению завещателя выдается дубликат утраченного (испорченного) завещания в порядке, предусмотренным статьей 53 Закона Украины "О нотариате".
А именно: Дубликат завещания может быть выдан указанным в завещании наследникам только после подачи ими свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследников, которые были указаны в завещании, дубликат может быть выдан их наследникам после предъявления ими свидетельства о смерти завещателя и умершего наследника.
Дубликат завещания должен содержать весь текст удостоверенного документа.
На дубликате завещания делается отметка о том, что он имеет силу оригинала, и совершается удостоверяющая надпись. Кроме того, о выдаче дубликата должностное лицо органа местного самоуправления делает отметку на экземпляре документа, который хранится в наряде (деле) органа местного самоуправления, с указанием даты, подписи должностного лица, выдавшего дубликат документа, и приложением печати органа местного самоуправления.

В случае выявления должностным лицом органа местного самоуправления, совершающего нотариальное действие, которой допущена ошибка при совершении нотариального действия или совершенное нотариальное действие не соответствует законодательству, должностное лицо органа местного самоуправления обязан уведомить об этом лиц, в отношении которых совершено нотариальное действие, для принятия мер по отмене указанного нотариального действия в соответствии с законодательством.

Порядок и перечень оснований отказа должностным лицом органа местного самоуправления в совершении нотариального действия определено статьей 49 Закона Украины "О нотариате".
А именно:
1) совершение такого действия противоречит законодательству Украины;
2) не представлены сведения (информацию) и документы, необходимые для совершения нотариального действия;
3) действие подлежит совершению другим нотариусом или должностным лицом, совершающим нотариальные действия;
4) есть сомнения в том, что физическое лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, осознает значение, содержание, правовые последствия этого действия или это лицо действует под влиянием насилия;
5) с просьбой о совершении нотариального действия обратилось лицо, которое в установленном порядке признано недееспособным, или уполномоченный представитель не имеет необходимых полномочий;
6) сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в их уставе или положении, или выходит за пределы их деятельности;
7) лицо, обратившееся с просьбой о совершении нотариального действия, не внесло плату за его совершение;
8) лицо, обратившееся с просьбой о совершении нотариального действия, не внесло установленные законодательством платежи, связанные с его совершением;
9) в других случаях, предусмотренных настоящим Законом.

Должностному лицу, совершающему нотариальные действия, запрещается безосновательно отказывать в совершении нотариального действия.
По требованию лица, которому отказано в совершении нотариального действия, нотариус или должностное лицо, совершающее нотариальные действия, обязаны изложить причины отказа в письменной форме и разъяснить порядок его обжалования. Об отказе в совершении нотариального действия н