Порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами місцевого самоврядування

Порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами місцевого самоврядування врегульовано Законом України «Про нотаріат» та Порядком вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 14.11.2011 р. за № 1298/20036

Наведемо основні положення вказаних нормативно-правових актів.

Перелік нотаріальних дій, що вчиняються посадовими особами органів місцевого самоврядування, визначено статтею 37 Закону України "Про нотаріат".

Так, зокрема згідно цієї статті у населених пунктах, де немає нотаріусів, уповноважені на це посадові особи органу місцевого самоврядування вчиняють такі нотаріальні дії:

1) вживають заходів щодо охорони спадкового майна;

2) посвідчують заповіти (крім секретних);

3) видають дублікати посвідчених ними документів;

4) засвідчують вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них;

5) засвідчують справжність підпису на документах.

Нотаріальні дії вчиняють посадові особи, на яких за рішенням відповідного органу місцевого самоврядування покладено вчинення цих дій (як показує практика, зазвичай це секретарі відповідних рад).

Посадові особи органів місцевого самоврядування при вчиненні нотаріальних дій зобов'язані зберігати нотаріальну таємницю.

Довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у справах органу місцевого самоврядування, видаються в порядку, передбаченому статтею 8 Закону України "Про нотаріат".

А  саме: Довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у нотаріуса, видаються нотаріусом виключно фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії. У разі смерті особи чи визнання її померлою такі довідки видаються спадкоємцям померлого. У разі визнання особи безвісно відсутньою опікун, призначений для охорони майна безвісно відсутнього, має право отримувати довідки про вчинені нотаріальні дії, якщо це необхідно для збереження майна, над яким встановлена опіка.

Довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи надаються нотаріусом протягом десяти робочих днів на обґрунтовану письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв'язку з цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, з обов'язковим зазначенням номера справи та прикладенням гербової печатки відповідного органу.

Витяг зі Спадкового реєстру про наявність складеного заповіту видається тільки заповідачу, а після смерті заповідача - будь-якій особі, яка пред'явила свідоцтво про смерть або інший документ, що підтверджує факт смерті заповідача (одного із заповідачів).

Посадові особи органів місцевого самоврядування зобов'язані сприяти громадянам, підприємствам, установам і організаціям у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, роз'яснювати права і обов'язки, попереджати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду.

Мова нотаріального діловодства визначається статтею 20 Закону "Про мови в Українській РСР" (відповідно до якої нотаріальне діловодство в державних нотаріальних конторах і виконавчих комітетах міських, селищних і сільських Рад народних депутатів ведеться тією мовою, якою в даній місцевості здійснюється судочинство, статтею 18 цього ж Закону визначено, що судочинство ведеться українською мовою). Якщо особа, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлюваних документів мають бути перекладені їй перекладачем, про що зазначається в посвідчувальному написі.

Особа, що не володіє мовою, якою виготовлений документ, підписується тією мовою, яку вона знає.

Загальні правила вчинення нотаріальних дій

Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні органу місцевого самоврядування. В окремих випадках, коли громадянин не може з'явитися в зазначене приміщення, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаним приміщенням.

Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням органу місцевого самоврядування, то в посвідчувальному написі на документі і в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записується місце вчинення нотаріальної дії із зазначенням адреси, а також причини, з якої нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням органу місцевого самоврядування (наприклад: "У зв'язку з хворобою заповідача заповіт посвідчено за адресою: село Жовтневе Переяслав-Хмельницького району Київської області, вул. Шкільна, 3, кв. 8").

Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати в день подачі всіх необхідних документів.

При вчиненні нотаріальної дії посадові особи органів місцевого самоврядування встановлюють особу, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, у порядку, визначеному статтею 43 Закону України "Про нотаріат" (відповідно до якої встановлення особи здійснюється за паспортом або за іншими документами, які унеможливлюють виникнення будь-яких сумнівів щодо особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи моряка, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, національний паспорт іноземця або документ, що його замінює, посвідчення інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи). Посвідчення водія, особи моряка, інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи, не можуть бути використані громадянином України для встановлення його особи під час укладення правочині)..

При посвідченні заповітів та засвідченні справжності підпису на документах перевіряється справжність підписів осіб, які звернулись за вчиненням нотаріальної дії.

Під час посвідчення заповіту та засвідчення справжності підпису на документах визначається обсяг цивільної дієздатності фізичної особи, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, у порядку, встановленому статтею 44 Закону України "Про нотаріат" (відповідно до якої визначення обсягу цивільної дієздатності фізичної особи здійснюється за паспортом або іншими документами, передбаченими статтею 43 цього Закону ( а саме, паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, національний паспорт іноземця або документ, що його замінює), які унеможливлюють виникнення будь-яких сумнівів щодо обсягу цивільної дієздатності фізичної особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії. У разі потреби нотаріусу надається довідка про те, що особа не страждає на психічний розлад, який може вплинути на її здатність усвідомлювати свої дії та (або) керувати ними.

У разі наявності сумнівів щодо обсягу цивільної дієздатності фізичної особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, нотаріус зобов'язаний звернутися до органу опіки та піклування за місцем проживання відповідної фізичної особи для встановлення факту відсутності опіки або піклування над такою фізичною особою.

У разі, якщо за фізичну особу, яка внаслідок фізичної вади, хвороби не може власноручно підписати заповіт чи заяву, підписується інша фізична особа, посадова особа органу місцевого самоврядування встановлює особу громадянина, що бере участь у нотаріальній дії, і особу громадянина, який підписався за нього. Копія документа, за яким встановлюється особа, долучається до примірника документа, який залишається у справах органу місцевого самоврядування).

Порядок підписання нотаріально посвідчуваних документів визначено статтею 45 Закону України "Про нотаріат". (Відповідно до якої при посвідченні правочинів і вчиненні інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодавством, нотаріусом перевіряється справжність підписів учасників правочинів та інших осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії. Нотаріально посвідчувані правочини, а також заяви та інші документи підписуються у присутності нотаріуса. Якщо заява чи інший документ підписані за відсутності нотаріуса, особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, повинна особисто підтвердити, що документ підписаний нею.

Глуха, німа або глухоніма фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, сама читає заповіт чи заяву і підписує його (її). Якщо така особа у зв'язку з хворобою або фізичною вадою не може підписати документ, то при вчиненні нотаріальної дії обов'язково повинна бути присутня особа (сурдоперекладач), яка може порозумітися з глухою, німою або глухонімою особою і підтвердити своїм підписом, що зміст заповіту, заяви відповідає волі учасника нотаріальної дії. Підпис особи (сурдоперекладача) проставляється після тексту заповіту, заяви. Від зазначеної особи вимагається документ, що підтверджує її кваліфікацію).

Відповідно до статті 46 Закону України "Про нотаріат" посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, мають право витребувати від фізичних та юридичних осіб відомості й документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії.

Відповідно до статті 9 Закону України "Про нотаріат" посадова особа органу місцевого самоврядування, яка вчиняє нотаріальні дії, не має права вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їхніх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я та від імені працівників даного органу місцевого самоврядування. Посадові особи органів місцевого самоврядування не мають права вчиняти нотаріальні дії також на ім'я і від імені даного органу місцевого самоврядування. У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються нотаріусом чи у будь-якому іншому органі місцевого самоврядування.

Вимоги до документів, що подаються для вчинення нотаріальної дії, визначені статтею 47 Закону України "Про нотаріат":

А саме: документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії, повинні бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, а аркуші пронумеровані і скріплені печаткою юридичної особи, яка видала документ.

У разі якщо документи, що посвідчуються (засвідчуються), викладені на двох і більше аркушах, вони повинні бути прошиті, аркуші їх пронумеровані, про що повинен бути зроблений відповідний запис, завірений підписом посадової особи органу місцевого самоврядування, скріплений гербовою печаткою відповідного органу місцевого самоврядування на зворотному боці останнього аркуша. Наприклад: "Прошито, пронумеровано і скріплено печаткою п'ять аркушів" (посада, підпис і гербова печатка відповідного органу місцевого самоврядування).

Тексти нотаріально посвідчуваних заповітів, заяв, дублікатів нотаріальних документів, засвідчуваних копій (фотокопій) документів і витягів з них повинні бути написані зрозуміло і чітко, дати, що стосуються змісту заповітів, заяв, повинні бути позначені хоча б один раз словами. Прізвища, імена та по батькові фізичних осіб, їх місця проживання та реєстраційні номери облікових карток платників податків за даними Державного реєстру фізичних осіб - платників податків повинні бути написані повністю, а у випадках, передбачених законами, - із зазначенням дати їх народження. Якщо особа через свої релігійні переконання у встановленому законом порядку відмовилась від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, посадова особа органу місцевого самоврядування перевіряє цей факт за її паспортом. Копія сторінки паспорта з відміткою про наявність у такої особи права здійснювати будь-які платежі без реєстраційного номера облікової картки платника податків залишається у справах органу місцевого самоврядування.

Для вчинення нотаріальних дій не приймаються документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережні виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем.

Посвідчення заповітів, засвідчення вірності копій (фотокопій) документів і виписок з них, засвідчення справжності підпису на документах, видача дубліката посвідченого документа здійснюються шляхом вчинення посвідчувальних написів на відповідних документах, які підписуються посадовою особою органу місцевого самоврядування і скріплюються гербовою печаткою відповідного органу місцевого самоврядування

Посвідчувальний напис повинен бути написаний зрозуміло, чітко, без підчисток. Дописки чи виправлення, зроблені у тексті посвідчувального напису, застерігаються посадовою особою органу місцевого самоврядування, яка вчинила нотаріальну дію, після посвідчувального напису і скріплюються її підписом та печаткою органу місцевого самоврядування із зазначенням дати. Для застосування посвідчувальних написів можуть використовуватись штампи з текстом відповідного напису. Для оформлення нотаріальних документів також можуть застосовуватися мастичні штампи зі словами "копія", "копія з копії", "дублікат, що має силу оригіналу", "згідно з оригіналом" тощо.

Посвідчувальний напис на заповіті вміщується після підпису громадянина на тій самій сторінці чи на звороті документа. Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений на прикріпленому до документа аркуші паперу. У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш із продовженням посвідчувального напису скріплюються у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності. Аркуші повинні бути пронумеровані, кількість їх засвідчена підписом посадової особи органу місцевого самоврядування, скріпленим печаткою цього органу.

Усі нотаріальні дії, які вчиняються посадовою особою органу місцевого самоврядування, реєструються в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій органу місцевого самоврядування  у порядку, передбаченому статтею 52 Закону України "Про нотаріат", та Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 N 3253/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 23.12.2010 за N 1318/18613 (далі - Правила).

Записи в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій повинні бути повними і скороченню не підлягають, крім загальноприйнятих скорочень. Наприклад, місто - м., район - р-н, селище міського типу - смт, вулиця - вул., будинок - буд., квартира - кв. Дописки і виправлення, зроблені в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, повинні бути застережені посадовою особою органу місцевого самоврядування і скріплені її підписом та печаткою органу місцевого самоврядування.

Примірники всіх нотаріально посвідчених заповітів, що залишаються у справах органу місцевого самоврядування, формуються в наряд.

Документи, на підставі яких вживаються заходи щодо охорони спадкового майна, приєднуються до актів опису спадкового майна, які залишаються у справах органу місцевого самоврядування, і формуються в наряд (справу).

Оригінали документів (свідоцтва про народження, шлюб, смерть тощо) повертаються особам, що їх подали, а в органі місцевого самоврядування залишаються їх копії. Копії подаються заінтересованими особами або на їх прохання виготовляються посадовою особою органу місцевого самоврядування, про що робиться напис "Згідно з оригіналом", зазначаються дата, посада особи, проставляється підпис.

Документи, на підставі яких встановлюється особа громадянина, його представника, повертаються особам, що їх подали. У реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записуються назва документа, серія, номер, дата його видачі і найменування установи, яка його видала. Копія цього документа долучається до справ органу місцевого самоврядування.

Формування справ (нарядів) здійснюється відповідно до Правил.

У разі втрати або зіпсування заповіту, посвідченого посадовою особою органу місцевого самоврядування, за письмовою заявою заповідача видається дублікат втраченого (зіпсованого) заповіту згідно з порядком, передбаченим статтею 53 Закону України "Про нотаріат".

А саме: Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям лише після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після пред'явлення ними свідоцтв про смерть заповідача і померлого спадкоємця.

Дублікат заповіту повинен містити весь текст посвідченого документа.

На дублікаті заповіту робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката посадова особа органу місцевого самоврядування робить відмітку на примірнику документа, який зберігається в наряді (справі) органу місцевого самоврядування, із зазначенням дати, підпису посадової особи, яка видала дублікат документа, та прикладенням печатки органу місцевого самоврядування.

У разі виявлення посадовою особою органу місцевого самоврядування, яка вчиняє нотаріальну дію, що нею допущено помилку при вчиненні нотаріальної дії або що вчинена нотаріальна дія не відповідає законодавству, посадова особа органу місцевого самоврядування зобов'язана повідомити про це осіб, стосовно яких вчинено нотаріальну дію, для вжиття заходів щодо скасування зазначеної нотаріальної дії відповідно до законодавства.

Порядок та перелік підстав відмови посадовою особою органу місцевого самоврядування у вчиненні нотаріальної дії визначено статтею 49 Закону України "Про нотаріат".

А саме:

1) вчинення такої дії суперечить законодавству України;

2) не подано відомості (інформацію) та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії;

3) дія підлягає вчиненню іншим нотаріусом або посадовою особою, яка вчиняє нотаріальні дії;

4) є сумніви у тому, що фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, усвідомлює значення, зміст, правові наслідки цієї дії або ця особа діє під впливом насильства;

5) з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась особа, яка в установленому порядку визнана недієздатною, або уповноважений представник не має необхідних повноважень;

6) правочин, що укладається від імені юридичної особи, суперечить цілям, зазначеним у їх статуті чи положенні, або виходить за межі їх діяльності;

7) особа, яка звернулася з проханням про вчинення нотаріальної дії, не внесла плату за її вчинення;

8) особа, яка звернулася з проханням про вчинення нотаріальної дії, не внесла встановлені законодавством платежі, пов'язані з її вчиненням;

9) в інших випадках, передбачених цим Законом.

Посадовій особі, яка вчиняє нотаріальні дії, забороняється безпідставно відмовляти у вчиненні нотаріальної дії.

На вимогу особи, якій відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, нотаріус або посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, зобов'язані викласти причини відмови в письмовій формі і роз'яснити порядок її оскарження. Про відмову у вчиненні нотаріальної дії нотаріус протягом трьох робочих днів виносить відповідну постанову.