Словник термінів та понять

 Автобіографія — життєпис особи, складений нею власноруч. Форма викладу тексту довільна. Автобіографія — документ з незначним рівнем стандартизації, тому основні вимоги до його написання полягають насамперед у наданні потрібних відомостей та лаконізмі викладу.

 Алфавітна книга — до неїусі, хто працює на підприємстві, записуються в алфавітному порядку. Використовується для оперативного пошуку даних про працівників організації, установи.

 Акт — складений однією або кількома особами документ, що підтверджує установлені факти, події.

 Апаратна нарада — нарада міського голови та заступників голови, керівників основних структурних підрозділів, які входять до складу апарату виконавчого органу місцевої влади.

 Бланк документа — стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

Віза — підпис посадової особи на документі, який засвідчує її згоду зі змістом документа чи ознайомлення з ним.

Вказівка — розпорядчий документ, який готують міністри, керівники об’єднань, організацій, установ. Це правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління переважно інформаційно-методичногохарактеру, пов’язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

Власний документ — офіційний документ, що засвідчує особу та її права, обов’язки, службове або громадське становище; може містити також інші відомості біографічного характеру.

Витяг з офіційного документу — копія офіційного документа, що відтворює його частину і завірена у встановленому порядку

Діловодство (справочинство) — діяльність, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Довідка — документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій. Довідки можуть носити службовий або особистий характер.

Документ — основний вид ділової мови, засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Це матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людьми способом для її передачі у часі і просторі.

Документ власного походження — документ, який створює особа поза сферою своєї службової діяльності або виконання громадянських обов’язків.

Документопотік — сукупність документів, які рухаються, та їх маршрути.

Документопотік вхідних документів — рух документів, які надійшли на підприємство від зовнішніх партнерів.

Документопотік вихідних документів — рух документів, які складені в організації для використання їх іншими організаціями.

Документопотік внутрішніх документів — рух документів, які використовуються для організації роботи підприємства.

Документування управлінської діяльності — сукупність дій, здійснюваних органами управління по створенню і використанню документів.

Доповідь — документ, в якому викладаються певні питання, наводяться висновки, вносяться пропозиції.

Доповідні, пояснювальні і службові записки — документи, які інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, ситуації, що сталися, про виконану роботу.

Доручення — письмове повноваження, що видається установою або окремою особою іншій для подання третій особі (фізичні чи юридичній) при здійсненні якихось юридичних дій, одержанні певних грошових коштів або матеріальних цінностей. Іншими словами, доручення — це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі здійснювати якісь дії від її імені.

Заява — публічне офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

Заява (клопотання) — звернення громадян з проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності підприємств, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думок щодо поліпшення їх діяльності.

Звернення громадян — викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.Звернення адресуються органам державної влади і місцевого самоврядування, установам, організаціям незалежно від форм власності, об’єднанням громадян, підприємствам або посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань.

Індексація документів — присвоєння документу умовного позначення, яке надається йому під час реєстрації і вказує на місце складання, виконання та зберігання документа.

Інструкція — правовий акт, створений органами управління для встановлення правил, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян.

Класифікація документів — поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності або відмінності та формування на цій основі справ.

Клопотання— письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод.

Наказ — правовий акт, розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

Номенклатура справ — систематизований перелік назв справ, що створюються в структурних підрозділах. Є обов’язковим документом управлінь (відділів) апарату управління, за яким здійснюється облік і формування справ у діловодстві.

Нумерація — числове або буквене позначення послідовності розташування складових частин тексту.

Обсяг документообігу визначається яксума вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу (місяць, квартал, рік).

Обхідний лист — документ, що дозволяє зафіксувати повний розрахунок працівника з організацією. В ньому вказується перелік підрозділів, які повинні засвідчити відсутність боргів перед організацією у працівників, що звільняються.

Організаційні документи — група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, її структурних підрозділів та посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов’язки та права на тривалий час.

Оригінал офіційного документу — перший або єдиний примірник офіційного документу.

Особова картка — затверджена форма облікового документу, яку заповнює спеціаліст кадрової служби на основі опитування особи, яка працевлаштовується (на постійну, тимчасову або сезонну роботу). Заповнена картка підписується керівником, працівником та завіряється керівником служби персоналу. Особові картки комплектуються за структурними підрозділами, в алфавітному порядку.

Особова справа — це низка документів, що містять докладні відомості про працівника. Кожній особовій справі присвоюють номер. В особову справу підшиваються всі документи і розпорядження, що стосуються працівника і відображають його проходження по службі, відомості про винагороди, проходження курсів підвищення кваліфікації, результати атестацій, відомості про догани і стягнення.

Офіційним є документ, створений організацією або посадовою особою і оформлений у встановленому порядку. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функції представника влади або займає посаду, що вимагає виконання організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських обов’язків.

Перепустка —посвідчення особи, що дає право на вхід до організації, має типову форму, друкується типографським способом або має форму картки з відповідним рівнем захисту від підробки.

План роботи — документ, якийвключає в себе всі питання, запропоновані керівниками структурних підрозділів, внесені членами колегіального органу управління, для вирішення протягом визначеного терміну, з встановленням термінів виконання та посадових осіб, відповідальних за виконання, й затверджені на засіданні колегіального органу.

Погодження — спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа.

Положення — правовий акт, що встановлює основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органів, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковані.

Порядок денний — документ, в якому зазначено послідовність розгляду питань на засіданні колегіального органу управління.

Постанова — правовий акт, що приймається вищим та деякими центральними органами управління з метою розв’язання найбільш важливих і принципових завдань та встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Правила — службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Пропозиція (зауваження) — звернення громадян, де висловлюється порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюється думка щодо регулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства

Протокол — один з найпоширеніших видів документів колегіальних органів. У протоколі фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференції, засідання, наради, склад присутніх, зміст доповідей, що заслухані, виступів і ухвал з обговорених питань.

Резолюція — розпорядження керівника стосовно виконання документа та призначення конкретного виконавця.

Резюме — документ, в якому кандидат на посаду подає відомості про себе. Окрім загальних відомостей (вік, стать та ін.), переліку посад, які він займав, та видів робіт, які виконував, кандидат вказує, якими професійними навичками, іноземними мовами він володіє тощо.

Реєстрація документа — фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу — з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація запрошених — відмітка про присутністьзапрошених на засіданні перед початком засідання, що проводиться за спеціально підготовленим списком з вказаними прізвищами, ініціалами, посадами й місцем роботи.

Реквізити — елементи, з яких складаються документи, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили. Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, змінні — під час складання документа.

Рішення — правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями (виконавчими комітетами). Ухвалою оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів — колегій міністерств та відомств, наукових рад, судів (ухвала) тощо.

Розписка — письмовий документ, який підтверджує дію, що відбулася, найчастіше — одержання грошей або матеріальних цінностей від установи, організації або приватної особи. Складається довільно. Одержану суму грошей вказують цифрами, а в дужках — прописом; іноді вказують свідків, у присутності яких складено розписку.

Розпорядження — правовий акт управління державного органу, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції і є обов’язковим для громадян та організацій, яким цей документ адресований.

Розпорядчі документи — документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

Рубрикація — членування тексту на складові частини, а також використання заголовків. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Система документації — сукупність документів, взаємопов’язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними формами .

Скарга — звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, організацій, об’єднань громадян, підприємств, посадових осіб.

Службова заява — письмове підтвердження громадян чи організацій з приводу здійснення ними своїх прав або захисту інтересів.

Службові листи — узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються за єдиним способом передачі текстів (поштою), складаються у довільній формі.

Справжній документ — документ, відомості про автора, час та місце створення якого, що містяться в самому документі або виявлені будь-яким способом, відповідають дійсності.

Стандартизація — встановлення єдиних норм та вимог, що пред’являються до документів.

Статут — юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організації, установи, товариства громадян, їх стосунки з іншими організаціями та громадянами, визначають структуру, функції, правовий статус та обов’язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності.

Трафаретизація — засіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, що вся інформація, характерна для групи документів, умовно поділяється на трафаретну, або постійну, та індивідуальну, або змінну.

Трудовий договір — договір працівника з організацією, підприємством, який містить взаємні зобов’язання сторін. Є формою здійснення права на працю, забезпечує право громадянина на вільний вибір роботи з врахуванням його інтересів.

Трудова книжка — основний документ про трудову діяльність працівника. Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, що пропрацювали на цих підприємствах понад 5 днів.

Трудова угода — документ, яким оформляються взаємовідносини між установою і працівником, що не належить до її штату.

Уніфікація документів — встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних форм і правил складання, оформлення і створення трафаретних текстів.

Управлінська документація — система документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації.

Формування справ — групування виконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ.

Формуляр-зразок (службового документа) — модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732:2004).

Характеристика — документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника.

Штатно-посадова книга — книга реєстрації прийнятого на роботу персоналу. Слугує для визначення якісного складу працівників на певний момент і є основним робочим документом, який складається на основі штатного розкладу. Штатно-посадова книга дає можливість службі персоналу дати оперативну відповідь на укомплектованість штату в якісному і кількісному вимірі.

Юридична сила — властивість документа, яка надається йому діючим законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим порядком оформлення.