Захист документів

 Правова охорона документів.

Особи, відповідальні за роботу з документами, зобов’язані забезпечувати збереження документів, що створюються на підприємствах, в установах, організаціях. Справи з моменту їх заведення і до здачі до архіву установи зберігаються в робочих кімнатах чи в спеціально відведених приміщеннях. Ці приміщення мають відповідати вимогам пожежної безпеки, мати певний температурний режим.

Справи поміщують в шафи канцелярського типу, які обов’язково закриваються. Це допомагає вберегти документи від попадання пилу, впливу сонячного світла та інших чинників. Документи підшиваються в тверді обкладинки чи в папки-реєстратори. Папки встановлюють на полицях шафи в тій послідовності, в якій вони вказані в номенклатурі справ, досить щільно притискаючи одну до одної. Папки встановлюють вертикально, корінцем назовні. При такому зберіганні основний тиск направлений на корінець, а аркуші документів всередині папки тиску не відчувають. Це зручно як для зберігання документів, так і для користування ними.

Якщо довідки підшиті в папки з м’якими обкладинками, ставити їх вертикально не можна, бо від цього псуються нижні краї аркушів документів. Такі довідки зберігаються горизонтально. Забезпеченню фізичного збереження документів сприяє також і правильна підшивка аркушів документів у справі. При підшивці необхідно слідкувати за тим, щоб нижні краї документів були на одному рівні, вище від краю папки приблизно на 1 см.

Вилучення і видача будь-яких документів зі справ постійного збереження не дозволяється. У виняткових випадках (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів) таке вилучення робиться з дозволу керівника установи з обов’язковою постановою у справі точно завіреної копії вилученого документу і вкладанням акту про причину вилучення оригіналу.

Протягом справочинного року на видану по службовій необхідності справу заповнюється картка, в якій вказуються структурний підрозділ, номер справи, дата видачі, її заголовок, кому справа видана, дата повернення; передбачаються глави для розписок про отримання і прийом справи.

9.2. Захист документів, які містять інформацію, що не підлягає розголошенню.

Інформацією, що не підлягає розголошенню, є службова та ділова інформація, яка має тактичну чи потенційну цінність для організації. Ця інформація може містити державну таємницю, знаходитися у власності держави, бути комерційно вигідною для недобросовісних конкурентівтощо. Втрата державної та комерційної таємниці може завдати шкоди державі, збитків організації або навіть привести підприємство до банкрутства.

З метою захисту державної таємниці прийнято відповідний закон, що регламентує роботу з документами, які містять державну таємницю. Крім того існує відповідний закон щодо охорони документів, що містять інформацію, яка є власністю держави, і не підлягають розголошенню.

Методами захисту важливої інформації є правовий захист та організаційні міри захисту. Правовий захист здійснюється методом закріплення прав і порядку захисту комерційної таємниці в нормативних і статутних актах. Ці міри можуть бути закріплені у статуті підприємства, трудових угодах (контрактах) із співробітниками підприємства, наказах, правилах внутрішнього розпорядку підприємства тощо. Організаційні міри захисту передбачають:

• організацію конфіденційного справочинства. «Грифи» і порядок функціонування цього справочинства затверджуються керівництвом підприємства;
• розмежування доступу до інформації: кожен співробітник підприємства може користуватись тільки тими відомостями, які необхідні йому для виконання службових обов’язків. Дозвіл на доступ до такої інформації видається керівником підприємства, при цьому співробітник несе відповідальність за розголошення отриманих відомостей;
• встановлення такого порядку використання технічних засобів і приміщень, який виключав би витік відомостей. Наприклад, при роботі з копіювальними засобами необхідно забезпечити суворо регламентоване копіювання тих документів, на які поширюється режим конфіденційності;
• встановлення порядку ведення переговорів з відвідувачами. Переговори мають сприяти, по-перше, недопущенню витоку інформації, по-друге, — отриманню найбільш повних відомостей про наміри відвідувачів;
• навчання співробітників підприємства заходам захисту комерційної таємниці, підвищення їх відповідальності за її розголошення.

 9.3. Захист за допомогою технічних засобів.

Використання технічних засобів для забезпечення збереження інформації створює додаткові гарантії того, що документи та інші носії інформації будуть надійно захищені. Технічні засоби захисту можуть бути розділені на наступні види:

• засоби охорони території підприємства, засоби захисту комунікацій;
• засоби захисту комп’ютерних систем і баз даних від несанкціонованого доступу.

Засоби охорони території — це різноманітні типи обмежень і контролюючих систем (системи телевізійного контролю території, різноманітні електронно-оптичні та інші засоби охорони).

У наш час джерелом витоку інформації у більшості випадків є процеси опрацювання, передачі і збереження інформації, пов’язані з використанням електронних, електромеханічних та електротехнічних засобів. Досить просто використати інформацію, яка зберігається в ЕОМ, аудіо- та відеозаписуючій апаратурі, якщо попередньо не було вжито спеціальних засобів для її захисту.

Основні засоби захисту інформації при використанні технічних засобів:

• забезпечення закритої передачі інформації телефоно-телеграфними каналами шляхом її шифрування;
• спеціальний захист апаратури від опромінення за допомогою захисних балонів;
• використання спеціальних засобів захисту комп’ютерних систем і баз даних;
• створення штучних перешкод перехвату електронних чи акустичних сигналів.

Заходи щодо захисту комерційної таємниці при використанні комп’ютерних систем і баз даних можна поділити на такі групи:

• кодування документів на магнітних носіях, тобто доповнення тексту документів ознакою авторства, що при нормальному прослуховуванні не читається;
• шифрування всього документа чи його частин на машинних носіях, що робить цей документ недоступним для розуміння особам, які не володіють кодом для розшифровки.

Використання комп’ютерів у бізнесі призвело до того, що великі обсяги ділової інформації передаються і отримуються комп’ютерними мережами, які охопили майже увесь світ. Саме через комп’ютерні мережі здійснюється більшість викрадень інформації.

Іншою проблемою є захист інформації, що передається, від підробок та перекручень. З такою метою використовується програма під назвою «електронний підпис». Вона дозволяє засвідчити належність документа, що передається мережею, але його текст при цьому залишається незахищеним.

Щоб захистити всю інформацію, що передається, її краще зашифровувати. Зручніше зробити це за допомогою апаратних засобів, підключивши до комп’ютера додаткову електронну плату.

Просто та ефективно захищають дані в комп’ютері від копіювання механічні або електромеханічні ключі, що входять до комплекту. Поворот ключа, який легко носити з собою, надійно блокує роботу комп’ютера.

Серед безлічі варіантів захисту і збереження інформації головне — правильно підібрати носій та якомога найкращий вид захисту. В такому разі інформація буде належати тільки своєму власникові.