Оформлення організаційно-розпорядчої документації

Класифікація організаційно-розпорядчої документації за функціональною ознакою.

Організаційно-розпорядча діяльність (ОРД) відіграє провідну роль в управлінській діяльності. Ця система призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій як в організаціях, так і структурних підрозділах на основі єдиноначальності або колегіальності. Це документація, яка стосується взаємин організації як з вищими органами управління, так і з підпорядкованими їй підприємствами, а також із сторонніми організаціями.

Усі документи в апараті управління за функціональним призначенням можна розподілити на такі групи:

• організаційні (положення, статути, інструкції, правила);
• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази з загальних питань, вказівки);
• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, доповіді, звіти, плани роботи, договори, телеграми, телефонограми);
• з кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики, автобіографії та ін.);
• особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, розписки, особисті доручення та ін.).

3.2. Складання та оформлення організаційних документів.

Організаційні документи — група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, її структурних підрозділів та посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов’язки та права на тривалий час. Усі організації і підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями. Організаційні документи у порівнянні з розпорядчими і довідково-інформаційними є більш загальними, ґрунтовними. Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій провідне місце посідає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов’язковому виконанню. Водночас, організаційні документи мають вищу юридичну силу, оскільки документи двох наступних груп створюються на базі організаційної документації.

Статут — це юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організації, установи, товариства громадян, їхні стосунки з іншими організаціями та громадянами, визначають їх структуру, функції, правовий статус та обов’язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності. Після затвердження повноважним органом статути підлягають обов’язковій реєстрації у відповідних державних органах (для товариств, приватних підприємств та малих підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси об’єкта підприємницької діяльності). Вони видають підприємству свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера, юридичної адреси, після чого новостворена організація починає свою діяльність. Статути можуть бути типові та індивідуальні (табл.2).

Таблиця 2
Види статутів та їх основна характеристика

Реквізити статуту: гриф затвердження вищою установою чи органом управління, назва виду документа, заголовок, текст, відмітки про погодження та реєстрацію, дата.

Статут є основою для розробки положення про структурний підрозділ. Статути розробляються для груп організаційно-правових форм підприємств (наприклад, статут орендного підприємстватощо).

Рубрикація для статуту є обов’язковою; нумерують не лише розділи, а й пункти у межах кожного розділу. Тексти ділових документів мають стандартні початки і закінчення.

 Положення — це правовий акт, що встановлює основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органів, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковані.

Положення можуть бути типові та індивідуальні (табл.3.).
Таблиця 3.

Формуляр-зразок положення:

У першому розділі положення визначається мета створення підприємства, установи, організації, структурного підрозділу тощо. У другому наводяться дані про основні та обігові кошти, порядок придбання власності, прибуток, відрахування на преміювання робітників і службовців, житловий фонд. В останніх розділах регламентується виробничо-господарська діяльність організації. Залежно від специфіки діяльності органів у положенні можуть бути відображені: хід капітального будівництва, винахідництва і раціоналізаторства; стан матеріально-технічного забезпечення; трудовий режим; оплата кредитів тощо. Визначається також правовий статус тимчасово утворювальних комісій, груп, бюро, підрозділів.

Проект положення про структурний підрозділ підписує керівник структурного підрозділу, затверджує керівник вищого рангу, якому підпорядковується даний підрозділ.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу управління. Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Інструкція — це правовий акт, який створюють органи управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян. Інструкціяналежить до категорії організаційних документів, які видаються міністерствами, установами. Даний документ — це нормативний акт, що регламентує різні питання. Вирізняють інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації різного устаткування та інші. Кожна з них має бути затверджена вищим органом управління або керівниками організації із зазначенням терміну введення інструкції в дію. Текст інструкції складається з розділів, які можуть бути поділені на пункти та підпункти. Він викладається від третьої особи або в безособовій формі. Інструкція оформляється на бланку. Формуляр має такі реквізити: найменування закладу, структурного підрозділу, виду документа, коротке формулювання змісту (заголовок), текст, посада і прізвище особи, відповідальної за її складання, підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором.

В організації суттєву роль відіграють посадові інструкції, які визначають організаційно-правовий статус працівника в структурному підрозділі. Посадові інструкції розробляються, як правило, на основі типових посадових інструкцій для працівників окремих категорій. Розробляє та підписує посадову інструкцію керівник структурного підрозділу, затверджує її керівник організації (установи). Текст цього документа має бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Текст викладають від другої, третьої особи або у безособовій формі.

Посадові інструкції розробляються не менш ніж у двох примірниках, на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу формату А4. На одному з примірників розташовують реквізити погодження та ознайомлення посадової особи з інструкцією.

Правила — це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Вирізняють кілька груп правил: правила внутрішнього трудового розпорядку, правила підготовки документації до здавання в архів, правила експлуатації.

Оформляють правила на загальних або спеціальних бланках з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки цей документ вимагає також грифа затвердження. Формуляр-зразок документа наводиться нижче.

Формуляр-зразок правил:

 3.3. Розпорядчі документи: особливості складання та оформлення.

Розпорядчі документи — це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації. Підставами для створення розпорядчих документів служать:

• закони Верховної Ради,
• укази Президента;
• постанови й розпорядження Кабінету Міністрів;
• вказівки вищих організацій, органів державної влади і управління;
• діяльність органів управління, яка передбачена нормативними актами, положеннями, статутами, інструкціями та ін.;
• інші підстави, що викликають потребу у правовому регулюванні роботи апарату управління.
• Вирішення найважливіших питань викладається у таких розпорядчих документах як постанова, рішення, наказ, розпорядження, вказівка.
• Видання розпорядчих документів є обов’язковим у таких випадках:
• з організаційних питань — створення, реорганізація, ліквідація організацій або структурних підрозділів, затвердження структури організації, визначення прав та обов’язків посадових осіб, підведення підсумків діяльності організації;
• у сфері планування — визначення порядку і термінів складання планів, затвердження перспективних і річних планів, зміна орієнтовних показників розвитку організації;
• в галузі виробництва — проведення заходів із впровадженням інновацій, випуску продукції або нових спеціалізованих видів послуг;
• у сфері розвитку установи та капітального будівництва — затвердження техніко-економічних обґрунтувань нового будівництва, прийняття до експлуатації готових об’єктів;
• у сфері фінансів — затвердження фінансових звітів, отримання банківських кредитів;
• у галузі управління трудовими ресурсами — затвердження штатного розкладу, посадових окладів і ставок, затвердження розмірів заохочень, покарань, оформлення відряджень тощо.

Наведений перелік не є вичерпним і включає лише найбільш характерні й стабільні підґрунтя для обов’язкового видання розпорядчих документів. У практиці діяльності муніципальних органів управління найчастіше зустрічаються такі розпорядчі документи, як постанова, що видається колегіальним органом управління, та розпорядження, котре видається міським головою в межах його компетенції та розповсюджується на територію, підпорядковану місцевій раді. В діяльності підприємств та організацій найчастіше застосовуються наказ та розпорядження.

Постанова — це правовий акт, який приймають вищі та деякі центральні органи управління з метою розв’язання найбільш важливих і принципових завдань та встановлення стабільних норм і правил поведінки, а також колегіальні органи управління. Постанова — завершальна частина протоколу засідання колегіального органу. Такі постанови вводять до протоколу або додаються до нього. У разі необхідності їх можна оформляти як витяг з протоколу. Постанови приймаються Верховною Радою України, Кабінетом Міністрів України, місцевими радами та іншими колегіальним органами управління.

Текст постанови складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.

Констатуюча частина містить вступ, оцінку ситуації або посилання на розпорядчий документ вищої установи.

У розпорядчій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначаються виконавці й термін виконання. Текст викладають у наказовій формі. Постанову підписують дві особи: голова колегіального органу та керуючий справами (секретар).

Розпорядження — це правовий акт управління державного органу та органу місцевого самоврядування, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу, органу місцевого самоврядування компетенції і є обов’язковим для громадян та організацій, яким він адресований. Цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб та громадян. Розпорядження бувають загальні та спеціальні.

Розпорядження видаються Кабінетом Міністрів України, місцевими радами, а також керівниками місцевих державних адміністрацій, міськими головами, адміністрацією підприємства, закладу в межах наданих законом прав для розв’язування оперативних питань.

Текст розпорядження складається з констатуючої та розпорядчої частини.

Констатуюча частина містить інформацію про причину, з якої видано розпорядження, а розпорядча — завдання з подолання проблем, що виникли. В розпорядчій частині визначається особа, яка нестиме відповідальність за виконання завдання, вказуються терміни виконання розпорядження.

Встановлювані в розпорядженні завдання мають бути конкретними і реальними, спрямованими на досягнення у найкоротший термін мети, визначеної розпорядженням, з переліком виконавців та особи, на яку покладено контроль за виконанням розпорядження й визначенням термінів завдань. Після підписання розпорядження на ньому проставляється дата, індекс, гербова печатка. Розпорядження обов’язково доводиться до відома підлеглих.

Розпорядження — один з основних документів, який видається міськими головами та головами ради відповідного рівня. Голова ради, міський голова на виконання Конституції України, законів України видає одноособово в межах власних повноважень розпорядження і несе за них відповідальність згідно з законодавством. У разі відсутності голови його повноваження щодо видання розпоряджень виконує перший заступник.

Проходження проекту розпорядження міського голови дуже складне і складається з декількох етапів. Проекти розпоряджень вносяться за поданням керівників головних управлінь, управлінь, відділів і служб виконавчих органів місцевої влади та підпорядкованих їй органів місцевого самоврядування нижчого рівня. Виклад окремих пунктів, додатків та тексту в цілому має бути органічно пов’язаним; він не повинен допускати можливості подвійного тлумачення змісту. Обов’язковою складовою частиною розпорядження є заголовок, що стисло розкриває його зміст. Преамбула проекту розпорядження крім мотивів та цілей його видання повинна містити посилання на відповідний закон або нормативні акти, що регулюють предмет правовідносин, зазначених у розпорядженні. Проект розпорядження повинен містити пункт щодо особи, яка здійснює контроль за його виконанням.

На проекті розпорядження друкуються дані про подання і погодження проекту, а саме вказується структурний підрозділ, який виніс проект розпорядження, та посадові особи, з якими проект розпорядження було погоджено. Проект розпорядження візують керівник та юрисконсульт головного управління, управління, відділу чи служби, яка вносить проект, керівники заінтересованих організацій, голови відповідних нижчих органів місцевого самоврядування у разі, коли це стосується інтересів підпорядкованих їм територій. При цьому, якщо дата погодження, зазначена під час візування, перевищує 30 діб до подання на підпис проекту розпорядження, вона вважається недійсною.

Підготовлений проект розпорядження подається в секретаріат відповідного заступника міського голови. Завідуючий секретаріатом забезпечує погодження поданого проекту розпорядження з заступником міського голови, якому підпорядковане управління, відділ, що вносять проект, літредактором та керівником юридичної служби. Проекти розпоряджень, що мають нормативний характер й загальноміське значення, погоджуються з усіма заступниками міського голови. Перший заступник міського голови візує проект розпорядження останнім. Термін розгляду та погодження проекту розпорядження не повинен перевищувати одного дня, а тих документів, що вимагають додаткових узгоджень, — три дні.

Проекти розпоряджень погоджуються юридичною службою протягом трьох днів, а ті, що вимагають додаткового опрацювання — до семи. При цьому візують усі сторінки проекту розпорядження і додатків до нього (зі зворотного боку). Після візування проекту розпорядження юридичною службою внесення до нього змін і доповнень не допускається. Зауваження та пропозиції, що виникають під час погодження проекту розпорядження, викладаються в письмовій формі на окремому аркуші. Виправлення, дописування та інші зміни тексту розпорядження під час погодження не допускаються.

В разі неможливості узгодження позицій щодо спірних питань на рівні структурних підрозділів організації, установи рішення про зняття або врахування зауважень ухвалюють відповідно перший заступник міського голови, заступник голови, до відання якого належить конкретне питання. У цьому випадку віза заступника міського голови на проекті підтверджує остаточну редакцію проекту, що вноситься. В окремих випадках такі проекти розпоряджень можуть бути запропоновані для колегіального обговорення та ухвалення рішення.

Рішення про внесення проекту розпорядження на колегіальне обговорення приймається міським головою за письмовим обґрунтуванням відповідного заступника голови. Проекти розпоряджень, що подаються на підпис в остаточній редакції, мають містити візи керівника головного управління, управління, відділу або служби, що зробила подання, відповідного заступника голови, заступника голови — керівника секретаріату, керівника юридичної служби.

Додатки до розпоряджень візують керівник управління, відділу або служби, що зробила подання, відповідний заступник міського голови, керівник юридичної служби. Підписує додатки до розпоряджень заступник міського голови — керівник секретаріату.

Відповідальність за якість підготовки проекту розпорядження, відповідність вимогам чинного законодавства та літературне редагування несе заступник міського голови, до компетенції якого належать зазначені питання, та юридична служба. Підготовлений і погоджений в установленому порядку проект розпорядження у двох примірниках разом з іншими необхідними документами та розрахунком розсилки подається завідувачем секретаріату відповідного заступника міського голови до сектора редагування та випуску розпоряджень загального відділу.

Розрахунок розсилки розпорядження повинен містити повну адресу організацій-одержувачів та бути підписаним завідувачем секретаріату відповідного заступника міського голови. Сектор редагування та випуску розпоряджень загального відділу здійснює контроль за дотриманням вимог щодо підготовки проектів розпоряджень, і в разі їх порушення повертає проект виконавцям. Проекти розпоряджень подаються на підпис міському голові завідуючим загальним відділом.

Підписані розпорядження оформляються сектором редагування та випуску розпоряджень, який забезпечує зняття необхідної кількості копій розпорядження відповідно до розрахунку розсилки і відправлення їх зазначеним у розрахунку організаціям через сектор службової кореспонденції загального відділу. Розпорядження міського голови набирають чинності з моменту їх видання, якщо інше не зазначено в розпорядженні. Розпорядження, що стосуються прав і обов’язків громадян і мають загальний характер, доводяться до відома населення прес-службою міського голови.

Оперограму підготовки розпорядження міського голови представлено на рис.2.

Рис. 2. Оперограма підготовки та видання розпорядження міського голови

Наказ — це правовий акт, розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.Накази видаються на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищестоящих органів влади.

Відомі групи наказів наводяться в табл.4. Як видно з таблиці, за призначенням накази поділяють на два види: накази з основної діяльності, накази з особового складу.

Накази з основної діяльності — це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов’язані з організацією роботи підприємства в цілому чи його структурних підрозділів. Такі накази видають, коли необхідно довести до відома працівників директивні документи, що надійшли від вищих органів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідальних осіб, терміни проведення цих заходів.

Таблиця 4
Види наказів

Накази з основної діяльності оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Перевага надається поздовжньому розташуванню основних реквізитів.

Складання й оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов’язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх, правильне та всебічне вирішення питання.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

Констатуюча частина містить вступ, доведення та висновок.

Розпорядчу частину починають зі слова «НАКАЗУЮ». Вона складається з пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальність за виконання. Текст наказу повинен мати наказову форму. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу. Кожен пункт наказу нумерується арабськими цифрами, розпочинається з називання виконавця (у давальному відмінку), продовжується називанням дії (в інфінітиві) та зазначенням строку виконання (за десятинною системою написання дати).

Проект наказу слід обов’язково погоджувати з усіма зацікавленими особами (структурними підрозділами) даної організації, а в разі потреби — й з представниками інших організацій. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він втрачає юридичну силу; його необхідно скасувати. До проекту наказу додають документи, що обумовлюють його доцільність.

При цьому візи погодження розташовуються нижче підпису керівника таким чином:

Проект наказу погоджується з такими особами: заступником керівника, куратором з питань, керівниками підрозділів, юристом організації. Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо в тексті не зазначено іншого терміну. Право підписання наказу визначається законодавством: переважно таке право мають керівники, а також деякі посадові особи відповідно до їхніх повноважень та компетенції. Накази видають на підставі й з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Керівник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції.

Здебільшого наказ діє до того моменту, доки його не буде скасовано, або доки не закінчиться термін його дії, визначений у самому тексті. Скасовувати накази може тільки уповноважена особа чи інстанція.

Накази бувають нормативні та індивідуальні. Наприклад, наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку належить до нормативних. Він є загальним (безособовим), оскільки стосується не конкретних осіб, а цілого колективу. Наказ про преміювання конкретних працівників носить індивідуальний характер.

Формуляр-зразок наказу:

Незважаючи на наявність великої кількості спільних ознак між розпорядженням та наказом, ці документи суттєво відрізняються: накази найчастіше видаються стосовно загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження — часткових; ключовими словами, що використовуються при складанні наказу, є «НАКАЗУЮ», а розпорядження — «пропоную», «зобов’язую», «доручаю», «вимагаю», «дозволити» тощо; накази видають лише перші керівники підприємства, а розпорядження можуть видавати також керівники структурних підрозділів підприємства.

Рішення (ухвала) — це правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями (виконавчими комітетами) та іншими колегіальними органами. Рішенням (ухвалою) оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів — колегій міністерств та відомств, наукових рад, судів тощо. В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на яких вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов’язані контролювати виконання документа. Населення ознайомлюють з рішенням через засоби масової інформації. Ухвалами також називаються спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами. Коло питань, з яких приймаються рішення місцевих рад, досить широке, оскільки останні проводять регулювання усіх галузей господарського і соціально-культурного життя території. Рішення й розпорядження виконкомів, що прийняті в межах наданих їм прав, є обов’язковими для виконання всіма підприємствами, установами і організаціями, які розташовані на території, що підпорядкована раді, а також для виконання службовими особами і громадянами. Нижче наводяться зразки рішень міської ради та виконкому міської ради.

Як правило, на першій сторінці документа або на її звороті проставляються візи усіх заступників міського голови, керівників структурних підрозділів, начальника юридичного відділу та завідувача протокольної частини, з якими погоджується проект.

За своїми юридичними властивостями рішення виконкомів та рад можуть бути нормативними або індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі та побутового обслуговування населення, індивідуальними — рішення про прийняття до експлуатації тієї чи іншої будівлі, встановлення опікунства тощо.

Рішення місцевих рад, а також їх виконкомів укладаються за єдиною формою.

Розпорядчі документи, що розглядаються, містять такі основні реквізити: зображення герба України; назву місцевої ради або її виконавчого органу; зазначення місця видання; назву виду документа; дату і номер; заголовок; текст рішення; підпис голови; печатку.

Звичайно рішення складаються із вступної частини, у якій констатується стан питання, що розглядається, і постановчої, що містить перелік заходів із зазначенням термінів виконання й перелік службових осіб, що відповідають за своєчасне втілення їх у життя, а також тих, кому доручено контроль за виконанням ухвали.

Вказівка — це розпорядчий документ, який готують міністри, керівники об’єднань, організацій, установ. Вказівка — правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління, пов’язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління, переважно інформаційно-методичногохарактеру.

Вказівки видаються при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

3.4. Особливості підготовки довідково-інформаційних документів та їх оформлення.

Більшість документів, які використовуються в управлінні, носять довідковий або інформаційний характер. Вони містять інформацію про стан справ в організації, описують події, що мали місце, інформують про певні події, які мають відбутися у майбутньому, тощо. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

Одним з найпоширеніших інформаційно-довідкових документів є акт. Акт — документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує встановлені факти, події.У ряді випадків складання актів регламентується спеціальними правовими нормами. Виділяють кілька видів актів. Нормативні, або законодавчі акти містять рішення щодо законів, указів, постанов. Вони мають форму законів, указів, постанов, рішень, статутів, інструкцій, типового договору. Адміністративні складаються на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ (організацій) та окремих осіб. Акти громадянського стану підтверджують факти, пов’язані з укладанням шлюбу, народженням та смертю людини. Господарські відображають явища, факти, події, пов’язані з господарською діяльністю підприємства. Акти — це також документи постійно діючих експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників сторонніх організацій.

Акти складаються з різних причин, а саме: після ревізії, при передачі товарно-матеріальних цінностей від однієї особи до іншої, після приймання завершених будівельних об’єктів, при проведенні випробовувань нових зразків машин, обладнання, при обстеженні побоїв, тілесних ушкоджень. При необхідності акт затверджується вищою організацією або першим керівником підприємства.

Текст складається з вступної частини та коментаря.

У першій частині вказуються підстави для складання акту, члени комісії, її завдання, період. Після слова «Підстава» вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акту. Після слова «Складено» перераховуються особи, які складають акт або були присутні при його складанні, з обов’язковим зазначенням їхніх посад, ініціалів та прізвищ. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови комісії; прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку.

У другій частині описуються сутність та характер виконаної роботи, встановлені факти, а також вносяться пропозиції, робляться висновки. У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників та вказується місце їх збереження. Як правило, акт складається у трьох примірниках: перший примірник передається вищій організації; другий — керівникові; третій примірник підшивається до справи. Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні. Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких йшлося в акті. Акти оформлюють на загальних трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4 як з кутовим (переважно), так з повздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Зразок акта:

Довідка — це документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій. Довідки можуть бути службового і особистого характеру. Довідка службового характеру складається у відповідь на запит або на вказівку вищої організації чи службової особи. Довідка, яка направляється за межі установи, оформлюється на бланку і містить такі реквізити: назву виду документа, адресат, дату, місце укладання, заголовок до тексту, текст, підпис. Внутрішня довідка оформлюється на внутрішньому бланку або на чистих аркушах. Службова довідка повинна об’єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. Цей документ може містити таблиці й приєднані додатки. Оформляється службова довідка на загальному бланку установи або на аркуші паперу з реквізитами.

Довідки особистого характеру оформлюються на бланках або на чистих аркушах і мають такі реквізити: назву виду документа, індекс, дату, текст, підпис, печатку. У тексті зазначається назва установи, до якої надається довідка. Доцільно починати текст довідки з подання у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендовано вживати архаїчні звороти типу «Цим повідомляємо», «Дійсно проживає», «Дійсно працює». Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, треба користуватися трафаретними бланками, виготовленими друкарським способом, де від руки заповнюються лише окремі частини реквізитів.

Доповідь — документ, в якому викладаються певні питання, наводяться висновки, вносяться пропозиції.Доповідь призначена для усного (публічного) виголошення та обговорення. Текст доповіді складається з трьох логічних елементів: вступу, доведення і висновків.

Доповідні, пояснювальні і службові записки — документи, якими інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, що сталися, про виконану роботу, про ситуацію, яка склалася.

Доповідна записка укладається як з ініціативи її автора, так і на основі вказівки керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації. У вигляді доповідних записок оформляються результати роботи, проведеної з метою фактичної перевірки виконання вказівок вищих органів та посадових осіб. Текст записки зазвичай складається з двох частин, де викладаються факти, що стали підставою для складання доповідної записки, а також висновки та пропозиції. Доповідні записки, що направляються від імені організації, підписуються її керівниками, а від приватних осіб — авторами записки. Зразок доповідної записки наводиться нижче.

Зразок доповідної записки:

Реквізити доповідних записок — назва організації та її підпорядкованість, дата, індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст, перелік додатків, підпис.

Пояснювальна записка складається з метою пояснення ситуації, що виникла, фактів, дій або вчинків працівника. Цей документ може складатися на вимогу керівника, а в деяких випадках — з ініціативи підлеглого. Пояснювальна записка, що не виходить за межі установи, оформлюється на бланку або на стандартному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів: адреси та назви виду документа, кодів, прізвища виконавця і номера його телефону, заголовка до тексту, дати, підпису.

Аналогічні реквізити має й службова записка. Якщо такий документ скеровується за межі установи, його оформлюють на бланку і реєструють.

Службова заява — це письмове підтвердження, що подається громадянами чи організаціями з приводу здійснення ними своїх прав або захисту інтересів.

Службові листи — узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються за єдиним способом передачі текстів (поштою); складаються в довільній формі.

Ведення ділової кореспонденції (листування) вимагає, щоб крім чіткого викладу інформації документ був оформлений належним чином, оскільки він являє собою обличчя організації — відправника кореспонденції.

Існує багато видів службових листів: інформаційні, рекламні, листи-запрошення, супровідні, листи-повідомлення, листи-підтвердження, листи-нагадування, гарантійні, ініціативні, листи-відповіді, листи-прохання та ін.

Службові листи рекомендується оформляти лише в тому випадку, коли неможливо вирішити питання в усному порядку, при зустрічі або по телефону, або коли може виникнути ситуація, що буде потребувати письмового підтвердження певного фактору, подій, дії або бездіяльності.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти і події слід висловлювати об’єктивно; всі аспекти питання, що розглядається, викладати зрозуміло, стисло, але достатньо докладно. У службових листах допускається порушення декількох питань одночасно. Проте слід враховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше, тому в такому випадку доцільніше оформляти не один, а декілька листів.

Текст листа зазвичай складається з двох логічно пов’язаних частин, вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, дати, нормативні та інструктивні матеріали.

В основній частині тексту листа викладають його головну частину у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Залежно від призначення службового листа та від того, на чому саме його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різним. Враховуючи незупинне зростання потоку інформації, для активізації її сприйняття рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи повздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Інформаційні листи — це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути призначена для широкого кола. Адресата можна зазначити узагальнено.

Рекламні листи — різновид інформаційних листів, що містять детальний опис товарів та послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що листи пишуть на бланках, в тексті повторюють поштову адресу, номери телефонів організації.

Листи-запрошення — листи, в яких адресатові пропонують прийняти участь у певних заходах, детально знайомлячи його програмою та часом їх проведення, умовами участі тощо.

Супровідні листи — листи, в яких інформують адресата про направлення йому документів, що додаються до листа.

Листи-повідомлення — листи, в яких повідомляється про щось або підтверджується певний факт.

Листи-підтвердження — листи, в яких підтверджується якийсь факт або інформація про чинність договорів, домовленостей, укладених раніше.

Листи-нагадування — листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань, проведення заходів та необхідність прийняття відповідних рішень.

Гарантійні листи — листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад, оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця тощо. В гарантійних листах, які містять фінансові чи матеріальні гарантії, вказуються банківські реквізити адресанта. Гарантійні листи підписує керівник підприємства та головний бухгалтер.

Ініціативні листи — листи, метою яких є спонукання адресата надати відповідь адресантові. Тематика таких листів найрізноманітніша.

Листи-відповіді — листи, в яких дається відповідь на ініціативні листи.

У діловому листуванні існує ряд загальноприйнятих правил:

• службові листи складаються на чистому бланку або аркуші паперу лише з лицьової сторони;
• у міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято; якщо лист займає більше однієї сторінки, то в кінці аркуша повинна стояти примітка «далі буде»;
• кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими цифрами;
• службові листи друкуються на машинці, комп’ютері, передаються факсом;
• вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити позначок, ініціалів друкарки, номерів телефонів тощо. Такі позначки робляться лише на примірнику, що залишається у адресанта;
• у тексті не дозволяється робити виправлення та підчистки;
• конверти для листів повинні мати відповідні розміри;
• лист складається текстом всередину. Найважливіші ділові листи бажано не згортати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні листи дозволяється складати;
• на телеграфний запит треба дати відповідь протягом трьох днів; на лист — до десяти днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то протягом трьох днів слід повідомити, що лист прийнято до відома, й надати остаточну відповідь протягом тридцяти днів.

Службові телеграми.Телеграми надсилаються у найбільш термінових випадках, коли інші види зв’язку не можуть забезпечити своєчасного доставляння інформації адресатові.

Укладаючи телеграми, дотримуються тих самих вимог, що й для службових листів. Характерна риса телеграм — особлива стислість, при якій зміст має бути викладений якомога зрозуміліше. З телеграми вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки, що вживаються лише в тому разі, коли без них перекручується зміст.

Розділові знаки пишуть скорочено, малими літерами; «крпк», «км», «лпк». Знаки «№» (номер), «–» (мінус), «+» (плюс) пишуться словами. Телеграми не повинні містити жодного зайвого слова. Числа у тексті пишуться літерами. Заперечення «не» не вилучається. Службові телеграми складаються у двох примірниках: перший надсилають до відділення зв’язку, другий (копію) підшивають до справи.

У разі, коли службові телеграми надсилають службові особи, що перебувають у відрядженні, під рискою «відправник» зазначають, крім прізвища, ще й посаду, ким видано посвідчення про відрядження та під яким номером, а також серію, номер, місце й дату видачі паспорта.

Телеграми набираються на друкарських машинках великими літерами із двома інтервалами між рядками. Якщо це зроблено від руки, то треба писати великими літерами, чітким розбірливим почерком, темним чорнилом. Текст телеграми розміщають лише з лицьового боку телеграфного бланку або чистого аркуша паперу. Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

Телефонограми — це термінові повідомлення, що передають адресатам по телефону. Вони використовуються для документального оформлення усних переговорів; це один з видів ділової кореспонденції. Реквізити телефонограм — назва документа (заголовок), номер і дата телефонограми; слово “Телефонограма”, номер і дату надходження пишуть у першому рядку; дата телефонограми — дата її передачі; назва організації і службової особи — відправника телефонограми (від кого); назва організації і службової особи — одержувача телефонограми (кому). Текст телефонограми має бути таким самим стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, що важко вимовляються, а також складних зворотів. Слова пишуть повністю, без скорочень. У тексті телефонограми має бути не більше 50 слів; документ має бути підписаний службовою особою — керівником організації або його заступником (в окремих випадках — керівниками відділів); у графах «передано» і «прийнято» зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передає або хто приймає документ, а також номери службових телефонів цих посадовців.

На багатьох підприємствах використовуються спеціальні бланки, на яких записують телефонограми:

Факс — це службовий документ, який отримують за допомогою спеціального апарата (телефакс) телефонними каналами зв’язку. Факс являє собою ксерокопію переданого документа. Телефаксом можуть передаватись будь-які документи та додатки до них, таблиці, креслення, схеми, графіки, фотокартки тощо. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Протокол — один з найпоширеніших видів документів колегіальних органів. У протоколі фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференції, засідання, наради, склад присутніх, зміст доповідей, що заслухані, виступів і рішень з обговорених питань

Протокол укладає офіційна компетентна особа, що посвічує той або інший факт (протокол санінспектора, автоінспектора). Існують також протоколи, зміст яких — об’єктивний опис якоїсь події.

За обсягом інформації та наведених відомостей протоколи можна поділити на три групи:

• стислі, у тексті яких зафіксовано лише рішення;
• повні, у тексті яких, крім рішень, стисло фіксуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань;
• стенографічні, в яких усі виступи фіксуються дослівно.

Під час укладання протоколів рекомендується використовувати такі реквізити: назву виду документа (протокол). Цей реквізит пишуть посередині рядка; порядковий номер протоколу (пишеться після слова «протокол»); назву зборів, конференцій, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо); назву підприємства, організації, де відбулися збори (конференція, засідання, нарада); дату проведення зборів, конференції, засідання, наради (має відповідати дню їх проведення). Цей реквізит розташовують нижче від назви організації з лівого боку аркуша. У цьому ж рядку з правого боку зазначається місце проведення (назва міста) й кількісний склад учасників, який вказують з нового рядка. Порядок заповнення цього реквізиту залежить від кількості присутніх. Якщо кількість учасників сягає 10–12 осіб, то можна перерахувати прізвища всіх присутніх. Якщо склад зборів, засідання, наради великий, то досить вказати їх кількість і додати до протоколу реєстраційний лист; посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії); порядок денний, тобто питання, що підлягають розгляду на цих зборах, конференції, засіданні або нараді. У порядку денному питання мають бути сформульовані у називному відмінку. Далі йдуть текст, перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок; підписи керівників зборів, конференцій, засідання або наради (голови і секретаря). Детальніше про особливості складання протоколів див. у темі 5.

Вивчення цієї теми передбачає, що слухачі мають познайомитися з групою документів, за допомогою яких здійснюється забезпечення управління персоналом в установі, на практичних заняттях основне завдання полягає у відпрацюванні навичок складання та оформлення документів з особового складу.